Langkah-Langkah Dalam Update Data

   Informasi merupakan suatu hal yang mengalami perubahan yang sangat cepat. Seiring meningkatnya jumlah informasi pada hidup atau bisnis, mungkin perlu menata ulang atau mendistribusikan ulang informasi yang telah ada. Penambahan kebutuhan dan informasi selalu terjadi dalam kehidupan manusia, begitu juga hal yang sama terjadi pada sebuah database. Adapun langkah – langkah dalam melakukan update atau pembaharuan data dalam sebuah database adalah :

1.  Memilih field dan Record

     Langkah pertama yang harus dilakukan adalah memiliki data sebelum melakukan editing pada sebuah     jendela data sheet. Untuk memilih data atau record pada sebuah jendela datasheet dapat dilakukan dengan beberapa cara. Untuk lebuh jelasnya lihat pada table dibawah ini :

Pilihan	Perintah
Sebuah sel	Klik pada posisi sel tersebut
Beberapa sel	Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai melintas beberapa sel yang ingin anda pilih
Sebuah kolom	Klik pada posisi selector kolom
Beberapa kolom	Drag drop pointer pada posisi selektor kolom sesuai dengan kebutuhan
Sebuah Record	Klik pada posisi selector baris
Beberapa Record	Drag drop pointer pada posisi selektor baris sesuai dengan kebutuhan
Semua Record	ü Klik tombol selec All pada selector baris ü Pilih perintah Selec All record dari menu edit ü Tekan tombol ctrl+A pada keyboard

2. Memindahkan Insertion Point

Memindahkan insertion point atau data record dalam sebuah datasheet dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas yang ada pada perintah Go To dari menu Edit, panah atas, panah bawah, Page Up atau Page Down. Selain itu kita juga dapat memindahkan posisi record aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari jendela datasheet sebuah table. Perhatikan tabel dibawah ini :

Pindah Ke	klik
Awal record	First Record
Akhir record	Last record
Record Sebelumnya	Previus Record
Record beruikutnaya	Next Record
Record Baru	New Record
Record tertentu	Atau tekan tombol F5 atau ketik nomoer Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter

A  MENGUPDATE DATA

Ada berbagai cara untuk melakukan update data pada suatu aplikasi basis data.pada ms access,update data dapat dilakukan melalui tabel,query,dan form.pada buku ini,update data akan dilakukan melalui tabel dan query.

1.      Update data melalui tabel

Untuk mengupdate data melalui tabel,bukalah tabel yang datanya ingin diubah.misalkan kita akan mengupdate data pada tabel daftar yang kita buat pada bagian sebelumnya.berikut langkah-langkahnya.

buka basis data DATA AKADEMIK yang telah kamu buat sebelumnya,selanjutnya buka tabel daftar.

Misalkan data diupdate dengan menambahkan dua record baru dengan siswa bernama naru tosan dan saku rachan,caranya klik kanan pada selektor kolom,lalu pilih new record

masukkan program pilihan untuk naru tosan yaitu statistika dan nilainya berturut-turut 7,8,8,8,9,7. Untuk saku rachan masukkan program pilihannya komputer dan nilainya berturut-turut 8,7,9,7,9,8

setelah data selesai diupdate,klik menu file ð save atau klik ikon (save) pada toolbar untuk menyimpan hasil update data.

langkah terakhir tutup tabel dengan mengklik menu

    File à close atau dengan mengklik ikon (close) pada toolbar

Update data melalui query

a. Membuat query

    Sebelum memulai kegiatn ini,sebaiknya kamu tahu terlebih dahulu pengertian dari query.query bisa    diartikan sebagai pernyataan atu permintaan untuk memproses tabel yang ada.untuk mengupdate data melalui query,kamu harus memiliki query terlebih dahulu.namun jika kamu belum memiliki query,maka kamu harus membuatnya terlebih dahulu.terdapat dua cara membuat query

yaitu:   1.      Create query in design view

           2.      Create query by using wizard

Kita gunakan metode create query by using wizard.berikut adalah langkah-langkahnya. Pada jendela objects pilih queries,kemudian klik ganda pada create query by using wizard. Pilih nama pada tabel daftar.jika ingin ditampilkan seluruh field dalam query yang kamu buat,klik tombol >> namun jika hanya ingin dipilih beberapa field saja,klik tombol  > sekarang pilih seluruh field dan klik next selanjutnya,dalam pilihan yang diberikan,pilihlah detail dan klik next. Selanjtnya,kamu akan diberi pilihan untuk memberi nama query yang kamu buat.secara otomatis,ms access memberi nama sesuai nama tabel yang dirujuk,yaitu daftar query kemudian klik finish.

Kita dapat memilih untuk menampilkan field tertentu setelah query dibuat.bagaimana caranya?lakukanlah langkah-langkah berikut :

=> simpan hasil query yang kamu buat dan tutup query

=> klik kanan daftar query dan pilih design view

=> selanjutnya kamu akan mendapatkan jendela design view

=> jika kamu hanya ingin menampilkan field nama siswa,prog.pilihan,math,bhs inggris,maka berikan tanda   

     checklist pada bagian show hanya pada field ini saja

=> simpan dengan nama daftar query baru.selanjutnya,buka daftar query baru.

Bagaimana menampilkan jumlah nilai dan nilai rata-rata pada query?perhatikan langkah-langkah berikut :

buka query daftar query.pada kolom jumlah nilai,ketikkan rumus berikut:

Jumlah nilai:[ppkn]+[bhs indo]+[math]+[bhs inggris]+[nilai ipa]+[nilai ips]

Simpan hasil perubahan yang kamu buat di design view

selanjutnya,kamu dapat melihat query daftar query telah menunjukkan jumlah nilai siswa.

jika kamu menginginkan   juga nilai rata-rata ikut diperlihatkan dalam query.beri tanda checklist pada kolom nilai rata-rata di design view,kemudian ketikkan persamaan berikut:

Nilai rata-rata: [jumlah nilai]/6

simpan perubahan yang kamu lakukan dan keluarlah dari design view.selanjutnya buka kembali daftar query

kamu dapat mengubah jumlah desimal dengan mengklik kanan kolom.nilai rata-rata pada jendela design view,kemudian klik properties

ubah format pada filed properties menjadi  standard

simpan hasil perubahan query dengan menekan ctrl+s dan buka daftar query.

                            

b.Update data melalui query

Sebelumnya kamu telah mempelajari bagaimana mengubah data melalui tabel dan form.selanjutnya,kamu akan mempelajari bagaimana mengubah data melalui query.untuk itu,lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

buka basis data data akademik,kemudian masuklah daftar query 

pada record terakhir,masukkan data-data tersebut dengan tepat

simpan hasil perubahan yang telah dilakukan dan juga dapat dilihat pada tabel & form

3. Menambahkan record

    Penambahan record dalam sebuah database dapat dilakukan jika telah dibuat sebuah design database.    

    Penambahan record ini dapat dilakukan dalam query maupun dalam form sebuah database. Adapun

    langkah – langkahnya adalah :

a. Update data melalui queries :

Ø  Buka program aplikasi basis data yaitu Ms. Access

Ø  Buka file dan pilih queries dengan cara klik dua kali file queries yang telah dibuat sampai muncul tampilan seperti gambar dibawah.

Ø  Masukkan data baru sebagai penambah maupun pengganti dari data yang telah ada.

b. Update data melalui Form

Ø  Buka program aplikasi basis data yaitu Ms. Access

Ø  Buka file dan pilih form dengan cara klik dua kali file form yang telah dibuat seperti gambar di bawah.

Ø  Masukkan record dengan cara sama dengan saat entry pertama kali.

          

4. Membahkan Field :

1. Buka file   à  Pilih Table Daftar
2. Pilih Design View
3. Sisipkan field baru (Contoh Nama_ortu) caranya sama dengan membuat field pertama kali.
4. Klik Field Ket à  Klik Menu Insert à rows  
5. Masukan nama field baru (contoh Asal_skl)
6. Kemudian klik close dan Save OK
7. Untuk menampilkan di queries, Klik Objects à pilih Nilai à klik à  design akan tampil jendela
8. Pilih Field yang akan disisipi field baru kemudian klik insert à klik columns
9. Kemudian klik close à Save à OK
10. Setelah selesai Anda dapat memasukan data berikutnya, sama seperti insert data awal